指定のスケジュールになったら特定の対象を複数取得して、請求書を作成し送付する
■作成方法
①スケジュールトリガーで指定の日付に起動するように設定します。
※スケジュールトリガーの設定についてはこちら:https://intercom.help/yoom/ja/articles/7983075
②アプリと連携するからスプレッドシートの値を取得するアクションを選択します。
③次のページで対象スプレッドシートID、シート名、取得したいセルの範囲一覧を設定し、特定の列の値を取得します。(今回の場合、事前に採番されているユニークのIDを取得するためA2:Aと指定)
④オペレーション間の操作から繰り返し処理を選択し、③で取得した値をアウトプットに設定します。
⑤ループ方面にデータベースを操作するでスプレッドシートを選択し、スプレッドシートID、シート名、ヘッダー含む対象範囲を設定、レコードを取得するアクションを設定します。
⑥次のページで検索条件にヘッダー名が④で取得したループ変数に等しいとして条件を検索します。(今回の場合、IDというヘッダーに対して、④で取得したIDのループ変数が等しい、となります)
⑦オペレーション間の操作で分岐を設け、⑥で値がIDの値が空であるという設定とし、取得対象がなかった場合はそこでフローが終了となるようにします。
⑧対象がある方向(今回の場合左ルート)に対して、書類発行を設定し事前に設定してあるスプレッドシートの請求書テンプレートに対して、⑦で取得した各アウトプット情報を入力します。
※書類を発行するの設定方法はこちら:https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑨メールを送付するオペレーションを設定し、レコード取得で取得した際の会社名や担当者名、アドレス、また書類発行で発行された書類を用いてメールを送付します。
⑩最後にデータベースを操作するでスプレッドシートを選択し、スプレッドシートID、シート名、ヘッダー含む対象範囲を設定、レコードを更新するアクションを設定します。
⑥次のページで検索条件にヘッダー名が④で取得したループ変数に等しいとして条件を検索し、更新対象に対して更新する値を入れます。(今回の場合、IDというヘッダーに対して、④で取得したIDのループ変数が等しい、となり、更新対象に対して送付済みと入力しています)
■使用しているスプレッドシート
・蓄積用スプレッドシート:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bdbOy-7tBAvbhI_rxgWzn2sEx8xI8Mqm7fVF8Fc4-ME/edit#gid=1641900541
・請求書発行対象だけを抽出したスプレッドシート:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bdbOy-7tBAvbhI_rxgWzn2sEx8xI8Mqm7fVF8Fc4-ME/edit#gid=1776811318
・請求書テンプレートスプレッドシート:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
①スケジュールトリガーで指定の日付に起動するように設定します。
※スケジュールトリガーの設定についてはこちら:https://intercom.help/yoom/ja/articles/7983075
②アプリと連携するからスプレッドシートの値を取得するアクションを選択します。
③次のページで対象スプレッドシートID、シート名、取得したいセルの範囲一覧を設定し、特定の列の値を取得します。(今回の場合、事前に採番されているユニークのIDを取得するためA2:Aと指定)
④オペレーション間の操作から繰り返し処理を選択し、③で取得した値をアウトプットに設定します。
⑤ループ方面にデータベースを操作するでスプレッドシートを選択し、スプレッドシートID、シート名、ヘッダー含む対象範囲を設定、レコードを取得するアクションを設定します。
⑥次のページで検索条件にヘッダー名が④で取得したループ変数に等しいとして条件を検索します。(今回の場合、IDというヘッダーに対して、④で取得したIDのループ変数が等しい、となります)
⑦オペレーション間の操作で分岐を設け、⑥で値がIDの値が空であるという設定とし、取得対象がなかった場合はそこでフローが終了となるようにします。
⑧対象がある方向(今回の場合左ルート)に対して、書類発行を設定し事前に設定してあるスプレッドシートの請求書テンプレートに対して、⑦で取得した各アウトプット情報を入力します。
※書類を発行するの設定方法はこちら:https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑨メールを送付するオペレーションを設定し、レコード取得で取得した際の会社名や担当者名、アドレス、また書類発行で発行された書類を用いてメールを送付します。
⑩最後にデータベースを操作するでスプレッドシートを選択し、スプレッドシートID、シート名、ヘッダー含む対象範囲を設定、レコードを更新するアクションを設定します。
⑥次のページで検索条件にヘッダー名が④で取得したループ変数に等しいとして条件を検索し、更新対象に対して更新する値を入れます。(今回の場合、IDというヘッダーに対して、④で取得したIDのループ変数が等しい、となり、更新対象に対して送付済みと入力しています)
■使用しているスプレッドシート
・蓄積用スプレッドシート:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bdbOy-7tBAvbhI_rxgWzn2sEx8xI8Mqm7fVF8Fc4-ME/edit#gid=1641900541
・請求書発行対象だけを抽出したスプレッドシート:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bdbOy-7tBAvbhI_rxgWzn2sEx8xI8Mqm7fVF8Fc4-ME/edit#gid=1776811318
・請求書テンプレートスプレッドシート:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0
プロセス詳細
スケジュールトリガー
毎月1日の10時に起動

アプリと連携する
請求対象をまとめたシートの特定の列のセル情報をすべて取得する
コマンドオペレーション
セルから取得した請求書IDで繰り返し処理を行う

データベースを操作する
繰り返し処理で流れてきた請求書IDと請求書IDのヘッダーを照合してレコードを取得する(対象の行が見つからない場合はフローボットを停止するはOFFにする)
コマンドオペレーション
請求対象がなければ終了

書類を発行する
請求書テンプレートを使って請求書を作成する

メールを送る
メールを送る

データベースを操作する
請求書送付した企業のフラグを送付済みに更新する