ウェビナー事例_特定の日付になったら請求対象に対して請求書を送付し、自動でフォルダ分け。その後待機し入金状況に応じてリマインドまで行う

■フローの詳細
毎月月初に先月のサービス利用分の請求書を送付後、Googleドライブに請求月フォルダを作成して自動的に格納します。
また、翌月に入金状況に応じてリマインドまで行うフローになります。

■使用するもの
・Yoomデータベーステンプレート：https://lp.yoom.fun/db_templates/8029
・スプレッドシート請求書雛形：https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zkxfutABYs6smPd9Ui27vG1_b5481cRu2EN3yfduG-o/edit#gid=0

■事前にマイアプリ登録するもの
・Google スプレッドシート
・Gmail
・Google ドライブ

■このフローボットで身につくYoom活用術
・データを操作変換するオペレーションの利用イメージを学べる
・繰り返し処理による複数値の個別処理の概念や考え方を学べる
・待機コマンドの利用イメージを学べる
・スプレッドシート(Googleドキュメントも同様)の書類発行オペレーションを習得できる
・Googleドライブの応用的なフォルダ管理を学べる

■作成方法
①スケジュールトリガーで指定の日付に起動するように設定します。
※スケジュールトリガーの設定についてはこちら：https://intercom.help/yoom/ja/articles/7983075
②データを操作変換するオペレーションから日付を加算減算するを選択し、今日の日付を1ヶ月減算し先月の日付を取得します。
③同じく、データを操作変換するオペレーションからAI機能であるデータの抽出(2タスク)を選択し、②の減算日付からMM(月)の部分のみを抽出します。
④データベースを操作するからYoomを選択し、対象のデータベースのテーブルからレコードを複数取得するアクションを選択します。
⑤次のページ検索条件を請求対象のチェックがありに等しい、とし対象のレコードを複数取得します。
※検索対象が見つからなかった場合にフローボットを停止するというボタンはOFFとし、フローボットが停止しないようにします。
⑥オペレーション間の操作から繰り返し処理を選択し、⑤で取得したユニークの値をアウトプットに設定します。
※Yoomデータベースを使用する場合は、YoomレコードIDが必ずユニークの値になるので基本こちらを選択してください。
⑦ループ方面にデータベースを操作するでYoomを選択し、④と同じテーブルを選択してレコードを取得するアクションを設定します。
⑧次のページで検索条件にYoomレコードIDが⑥で取得したループ変数に等しいとして条件を検索します。
⑨書類発行を設定し事前に設定してあるスプレッドシートの請求書テンプレートに対して、⑧で取得した各アウトプット情報を入力します。
※書類を発行するの設定方法はこちら：https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
⑩メールを送付するオペレーションを設定し、⑧で取得した際の会社名や担当者名、アドレス、また書類発行で発行された書類を用いてメールを送付します。
⑪アプリと連携するからGoogle ドライブを選択し、特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索アクションで⑨の書類発行で格納したフォルダ内に指定の請求書用フォルダがあるかを検索します。このとき、②で抽出したMMを用いて、「{{MM}}月度請求書」のように検索キーワードを入力します。
⑫分岐オペレーションを選択し、⑪の結果に応じてルートが分岐するよう、対象オペレーションは⑪を、対象アウトプットはファイルIDを選択し、アウトプットが空であるという条件とします。
⑬アウトプットが空のルートにアプリと連携するからGoogleドライブを選択し、フォルダを新規作成します。このとき③で抽出した先月のMMを用いて、「{{MM}}月度請求書」のように作成します。
⑭アプリと連携するからGoogleドライブを選択し、ファイルをアップロードするを選択します。このとき⑬で作成したフォルダのファイルIDを埋め込み、⑨の書類発行で取得したファイル名をそのまま埋め込む形で対応します。
⑮アプリと連携するからGoogleドライブを選択し、ファイルをアップロードするを選択します。このとき⑪で検索・取得したフォルダのファイルIDを埋め込み、⑨の書類発行で取得したファイル名をそのまま埋め込む形で対応します。
⑯ループとは逆のルートに対して、待機するを設け翌月の◯日まで待機という設定にします。
⑰データベースを操作するからYoomを選択し、対象のデータベースのテーブルからレコードを複数取得するアクションを選択します。
⑱次のページ検索条件を入金状況のチェックがないに等しい、とし対象のレコードを複数取得します。
※検索対象が見つからなかった場合にフローボットを停止するというボタンはOFFとし、フローボットが停止しないようにします。
⑲オペレーション間の操作から繰り返し処理を選択し、⑱で取得したユニークの値をアウトプットに設定します。
※Yoomデータベースを使用する場合は、YoomレコードIDが必ずユニークの値になるので基本こちらを選択してください。
⑳ループ方面にデータベースを操作するでYoomを選択し、⑰と同じテーブルを選択してレコードを取得するアクションを設定します。
㉑次のページで検索条件にYoomレコードIDが⑲で取得したループ変数に等しいとして条件を検索します。
㉒メールを送付するオペレーションを設定し、㉑で取得した際の会社名や担当者名、アドレス、また書類発行で発行された書類を用いてメールを送付します。